PORTARIA DETRAN/RS Nº 347/2019

O DIRETOR-GERAL DO DEPARTAMENTO ESTADUAL DE TRÂNSITO DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL – DETRAN/RS, no uso das atribuições conferidas pelo artigo 6.° da Lei Estadual n.º 10.847, de 20 de agosto de 1996, combinado com o art. 5.° da Lei Estadual n.º 14.479, de 23 de janeiro de 2014;

Considerando o disposto na Lei Federal n.º 8.159, de 08 de janeiro de 1991;

Considerando o disposto no art. 325 da Lei Federal n.º 9.503, de 23 de setembro de 1997 – CTB;

Considerando o disposto na Lei Federal n.º 12.527, de 18 de novembro de 2011;

Considerando o disposto na Resolução do Conselho Nacional de Arquivos n.º 40, de 09 de dezembro de 2014;

Considerando o disposto no Decreto Estadual n.º 52.808, de 18 de dezembro de 2015;

Considerando o disposto na Instrução Normativa n.º 01/2016, do Secretário da Modernização Administrativa e dos Recursos Humano, na qualidade de Presidente do SIARQ/RS;

Considerando o disposto na Portaria DETRAN/RS n.º 438, de 17 de agosto de 2018, em especial o contido no Anexo I da normativa;

Considerando o disposto nas Portarias DETRAN/RS n.º 311/2009, n.º 227/2010, n.º 311/2010, n.º 294/2011, n.º 452/2011, n.º 338/2012, n.º 89/2016, n.º 45/2017 e n.º 261/2019 que estabelecem e atualizam a Tabela de Temporalidade de Documentos do DETRAN/RS; e,

Considerando o disposto no expediente PROA n.º 19/1244-0018048-8.

RESOLVE:

Art.1º. Os Centros de Registro de Veículos Automotores – CRVAS – deverão guardar em suas dependências os documentos de registro de veículos pelo prazo mínimo de cinco (05) anos, desconsiderando-se o ano corrente.

Art. 2º. Os documentos serão arquivados em ordem crescente da numeração de processo gerado pelo Sistema GID, devendo o credenciado observar:

I - o correto acondicionamento dos documentos em caixas padrão arquivo, as quais devem estar em boas condições de limpeza e conservação física, de modo a possibilitar a guarda do conteúdo pelo prazo mínimo estabelecido;

II - A identificação das caixas em sequência numérica por ano de produção dos documentos, sendo que cada caixa deve conter uma etiqueta na lombada lateral com a informação do número sequencial desta, o número do CRVA, a cidade, o intervalo numérico dos processos e o seu ano de produção, conforme modelo apresentado no Anexo I.

Art. 3º. Fica delegada aos CRVAS a competência para eliminação dos documentos de registro de veículos que excedam ao prazo mínimo estabelecido na Tabela de Temporalidade de Documentos do DETRAN/RS, mediante a prévia autorização do Departamento e a aprovação pelo Arquivo Público do Estado – APERS – das Listagens de Eliminação de Documentos, procedimento que respeitará os seguintes critérios:

§1º. Cada CRVA deve constituir uma Comissão Interna de Descarte de Documentos, a ser presidida pelo Titular do CRVA, a qual confeccionará as Listagens de Eliminação dos documentos referidos no caput.

§2º À Comissão de que trata o parágrafo anterior, incidirá a responsabilidade de confeccionar as Listagens de Eliminação de Documentos, conforme o modelo apresentado no Anexo II, contendo obrigatoriamente o número do processo; a placa do respectivo veículo; o tipo de processo realizado, que deve corresponder ao serviço executado; a quantidade a ser eliminada, cuja unidade de medida deve ser mensurada em metros lineares; e o ano de produção dos documentos.

§3º Faculta-se a gravação das Listagens de Eliminação de Documentos em meio digital (CD/DVD) para fins de encaminhamento à Autarquia, desde que acompanhada de 01 (uma) via impressa e assinada da parte inicial do Anexo II, onde consta a assinatura do titular do CRVA e dos membros da Comissão Interna de Descarte de Documentos. Obrigatoriamente o arquivo deverá ser gravado em uma planilha em extensão .XML/.XLS, ou tipo texto com extensão .PDF, contendo apenas as informações previstas no parágrafo 2º.

§4º As Listagens de Eliminação de Documentos deverão ser emitidas em 02 (duas) vias, com todas as folhas numeradas e rubricadas, facultada a opção prevista no parágrafo precedente, sendo 01 (uma) das vias arquivada permanentemente no CRVA para fins probatórios e de fiscalização e a outra encaminhada, de acordo com os requisitos legais, à Coordenadoria de Documentação e Imagem – CEDOC – do DETRAN/RS, por meio de correspondência oficial, visando à obtenção de autorização para a eliminação dos documentos.

Art. 4º Aportando a Listagem de Eliminação de Documentos no DETRAN/RS, o responsável pela Comissão Permanente de Avaliação e Gestão de Documentos – CPAD –, instituída pela Portaria DETRAN/RS nº 311/09 e alterações, realizará a análise e parecer desta, de acordo com a normatização que rege a matéria.

Parágrafo único. Caso a Listagem esteja em desconformidade com os requisitos contidos na normatização pertinente, o DETRAN/RS encaminhará orientação técnica ao(s) CRVA(s) para confecção de nova listagem que atenda aos critérios legais.

Art. 5º Havendo a homologação da Listagem de Eliminação de Documentos pela CPAD do DETRAN/RS, a referida listagem e o parecer favorável de descarte de documentos serão remetidos para aprovação do Órgão Gestor do Sistema Estadual de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul – SIARQ/RS – APERS, via expediente administrativo, preferencialmente por processo eletrônico (PROA).

Art. 6º Aprovada a Listagem de Eliminação de Documentos pelo APERS, o DETRAN/RS providenciará os trâmites exigidos pela legislação visando dar publicidade aos atos de eliminação e prevendo o prazo de até 45 (quarenta e cinco) dias para manifestação dos interessados em requerer, junto ao CRVA de origem, a emissão de certidões e de cópias de documentos.

Parágrafo único. A requisição dos interessados de que trata o caput deverá ser formalizada, contendo a qualificação e demonstração de legitimidade do pedido, correndo a expensas do requerente.

Art. 7º Decorridos 45 (quarenta e cinco) dias da publicação, no Diário Oficial do Estado, do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, o DETRAN/RS comunicará ao CRVA a data da autorização para a eliminação dos documentos, cujo procedimento é de inteira responsabilidade do Titular do CRVA, na forma da legislação em vigor.

Art. 8º Os procedimentos de eliminação dos documentos e a respectiva destinação dos materiais resultantes devem ser presenciados e acompanhados integralmente pelo Titular do CRVA ou por um responsável designado para tal fim que seja vinculado ao CRVA.

§1º A eliminação deve ser, obrigatoriamente, por meio de fragmentação que garanta a descaracterização das informações e documentos, cuja destinação do material deve observar as normas de preservação do meio ambiente e sustentabilidade, sendo vedado o descarte através de incineração.

§2º Ao final do ato de descarte, a Comissão Interna de Descarte de Documentos deve lavrar o Termo de Eliminação de Documentos em 02 (duas) vias, na forma exigida pela legislação que regulamenta o procedimento, conforme Anexo III, sendo uma das vias arquivada permanentemente no CRVA para fins probatórios e de fiscalização e a outra encaminhada à CEDOC-DETRAN/RS, por meio de correspondência oficial.

Art.9º. Fica facultado aos CRVAS o envio dos seus arquivos, aptos ao descarte, a CEDOC-DETRAN/RS com a finalidade de destinar os papeis para fragmentação, devendo observar para tanto:

§1º Os CRVAs interessados no envio devem entrar em contato através do correio eletrônico cedoc-arq@detran.rs.gov.br, manifestando sua intenção.

§2º O recebimento dos documentos referidos no caput será previamente agendado entre a CEDOC-DETRAN/RS e o(s) CRVA(s) interessado(s), levando-se em consideração a limitação de espaços disponíveis e a capacidade de atendimento da demanda pela CEDOC-DETRAN/RS.

§3º O CRVA que optar pelo encaminhamento de seus arquivos à Autarquia poderá fazê-lo de imediato após a confirmação da CEDOC-DETRAN/RS, ficando dispensado da execução do previsto nos artigos 3º a 8º da norma.

§4º Para o ato da entrega dos arquivos a CEDOC-DETRAN/RS, o CRVA deverá observar obrigatoriamente o determinado no artigo 2º e providenciar a confecção de 02 (duas) vias do Termo de Arrecadação de Documentos, conforme modelo do Anexo IV, sendo 01 (uma) das vias devolvida ao credenciado após a devida conferência, servindo de comprovante de execução do procedimento.

§5º O encaminhamento das caixas-arquivos para o DETRAN/RS deve ser providenciado pelo CRVA demandante, recaindo os encargos e ônus desse procedimento ao credenciado.

§6º Se for de interesse do DETRAN/RS, poderá ser designado um servidor desta Autarquia para acompanhar o procedimento.

Art.10º. Quando do encerramento de um CRVA onde por manifesta vontade do sucessor não houver interesse em receber os arquivos da serventia, os mesmos serão recolhidos pela Divisão de Registro de Veículos e encaminhados para guarda na CEDOC-DETRAN/RS, onde permanecerão em aguardo do prazo para eliminação.

Art.11º. Revoga-se, in totum, a Portaria DETRAN/RS nº 220, de 11 de maio de 2017.

Art.12º. Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.

DIRETOR GERAL.

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Em vigor, revoga a Portaria n.º 220/17